• Beleid (Covid-19 / Corona)

ViaConsil beleid omtrent COVID-19 (Coronavirus)

ViaConsil – Hulp bij Certificering en Accreditatie

Algemeen

ViaConsil wilt u graag mededelen dat zij haar verantwoordelijkheid neemt om op gepaste wijze maatregelen te treffen die de verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk tracht te voorkomen. Dat wil zeggen dat de richtlijnen van het RIVM, o.a. op het gebied van hygiëne, door ViaConsil en haar medewerkers worden nageleefd. De veiligheid en gezondheid van onze medewerkers, partners, klanten, auditees en hun families zijn voor ons van groot belang. Wij streven ernaar om onze activiteiten zo min mogelijk te verstoren en bedrijfscontinuïteit van klanten te waarborgen/ondersteunen.

Kantoorbeleid  ViaConsil voor eigen medewerkers

  • Houd 1,5 meter afstand van elkaar;
  • Geen handen schudden bij een begroeting;
  • Hoesten en niezen in de binnenkant van de elleboog;
  • Medewerkers die in een risicogebied zijn geweest, dienen dit verplicht te melden aan de directie van ViaConsil;
  • Met regelmaat handen wassen en desinfecteren. Gebruik hierbij de beschikbare handgel en papieren handdoekjes welke eenmalig gebruikt worden;
  • Indien één van onze medewerkers ziekteverschijnselen heeft, werkt deze persoon vanuit huis;
  • Wanneer een medewerker tijdens het werk ziekteverschijnselen ontwikkelt of zich niet fit voelt, wordt deze persoon uit voorzorg naar huis gestuurd;
  • De medewerker mag pas na 24 uur klachtenvrij te zijn weer aan het werk;
  • Bezoek van niet-werknemers op kantoor wordt tot een minimum beperkt;
  • Het reizen dient tot een minimum te worden beperkt;
  • Op kantoor zijn een beperkt aantal personeelsleden aanwezig om voldoende afstand te waarborgen;
  • Gebruik van virtuele communicatiemiddelen voor het uitvoeren van audits op afstand (remote audits) en andere interne en externe overleggen (meetings).

ViaConsil beleid aangaande ondersteuning advies en audits

Ondanks de huidige situatie proberen wij toch alle audits en adviesafspraken zoveel mogelijk uit te voeren. De bovengenoemde maatregelen zijn voor ons een standaard in deze periode en tevens hebben wij aangaande onze werkzaamheden de volgende aanvullende maatregelen:

  • Alvorens de audit of het advies wordt uitgevoerd, is er contact opgenomen met de klant om eventuele details te bespreken;
  • Wanneer een persoon één of meerdere kenmerken van het virus heeft, kan de audit of het advies niet fysiek plaatsvinden. Dit geldt niet alleen voor onze medewerkers, maar ook voor onze klanten en relaties;
  • We houden minimaal 1,5 meter afstand. Dit vergt in sommige situaties creativiteit en een aanpassing van de gangbare werkwijze/werkmethodes;
  • Mocht een normale audit op locatie niet mogelijk of wenselijk zijn? Dan beschikken wij over diverse andere digitale mogelijkheden, zoals de audit op afstand, oftewel de remote audit.

Remote audits

Zoals hierboven beschreven zijn er mogelijkheden binnen ViaConsil om audits en/of advies door te laten gaan op een digitale wijze. Het digitale contact kan onder andere met behulp van MS Teams, Zoom of Skype.

Zoals u begrijpt zijn er voor- en nadelen van de digitale vorm van auditen.

 

Nadelen
Het is lastiger om de locatie visueel te beoordelen, maar met fotomateriaal en de videofunctie van bijvoorbeeld MS Teams kan dit probleem verholpen worden. Ook het delen van schermen biedt voor dit probleem een uitkomst, want zo kan de auditor echt meekijken in het systeem van de klant.

Voordelen
Actief luisteren wordt bevorderd. Door het videobellen is men genoodzaakt om alles geconcentreerd te volgen en wordt er dus ook actief gevraagd of de punten helder zijn. Omdat non-verbale uitdrukkingen ook moeilijker te interpreteren zijn via een beeldverbinding zal dus meer actief worden nagevraagd en zullen er geen onduidelijkheden meer zijn. Tevens is het verminderen van het reizen van de diverse betrokkenen beter voor het milieu.

Voorbereiding van de remote audit

De remote audit is inhoudelijk hetzelfde als de conventionele audit. Enkel de manier van contact is anders. Om dit contact goed te laten verlopen is het verstandig om de onderstaande punten voor te bereiden:

  • Bespreek met de auditor welke onderdelen op afstand kunnen worden beoordeeld. Dit wordt dan verwerkt in het auditprogramma;
  • Bereid uw organisatie goed voor en deel informatie over de nieuwe manier van auditeren;
  • Overweeg een deel van uw interne audits ook remote uit te voeren, zodat men bekend raakt met het online auditeren;
  • Zorg op locatie voor een geschikte ruimte met goede audiovisuele middelen voor uw collega’s die conform het auditprogramma worden geïnterviewd;
  • Voer tijdig een online test uit met de auditor voordat de remote audit plaatsvindt om zo eventuele technische problemen op tijd op te kunnen lossen;
  • Gebruik bij voorkeur een headset of oordopjes zodat een ieder goed hoorbaar is, zonder echo.

Als organisatie houden wij de berichtgeving rondom het Coronavirus nauwlettend in de gaten. Zo nodig passen wij ons bovenstaand beleid aan. Tevens blijven wij elkaar aanspreken op de naleving van de maatregelen zoals vastgelegd in dit beleid.

Tot slot wensen wij van ViaConsil iedere ondernemer gezondheid en kracht toe in deze uitdagende tijd.

Met vriendelijke groet,

ViaConsil

21-4-2020

Neem vrijblijvend contact met ons op